预订
每个学生组织都必须为任何类型的活动提交活动请求，无论是像大会这样小的活动还是像筹款活动这样大的活动。事件请求是逐案处理的，先到先得。
重要的
- 当学生组织在没有请求的情况下举办活动时，它会影响其意识和参与潜力（没有在V Link上发布），也会抑制我们以设备、指导、程序遵守等形式提供支持的能力。
- Ad Astra是我们办公室用于输入活动请求和进行位置预订的网络软件的名称。
- 顾问不能使用Ad Astra代表学生组织提出请求。
- 学生不能直接使用Ad Astra预订座位。只有学生组织指定的官员才能通过V - Link提出申请。指定的工作人员在提出要求之前还必须至少参加过一次预订培训。
- 至少提前10个工作日提交申请。提前5到10天提交的请求可能仍然被接受，但不能保证。这些类型的事件被标记为Ad Hoc（计划外的）。
- 学生组织每学期只能举办5次专题活动。临时性的限制不会过期。
- 预期少于5个工作日的请求将被自动拒绝。
事件请求被拒绝的原因
以下是事件请求被拒绝的常见原因：
指定的官员没有提出请求
每个组织被告知选择两名指定的官员，他们可以在V - Link上请求活动。只有这两名官员在V Link上提交活动请求。如果你在注册过程中没有提交两名指定的官员，你的组织的官方主席必须发送一封单独的电子邮件，其中包含指定在V Link上提交活动请求的两名学生的全名和电子邮件。
需要预约培训
学生组织指定人员必须参加活动预约培训。一个常见的错误是，由于指定的官员没有完成预订培训，活动没有得到批准。
在预期的五个工作日内提交请求
活动预订软件不允许在不到五天的时间内注册现场活动。
请求提交超过90天的预期
活动预订软件不允许提前90天登记现场活动。
不准确的信息
为了确保正确的日期和时间将在V Link上反映出来，显示与其事件相关的不准确信息的事件请求将不得不重新提交一个全新的请求或提交同一提交的更改请求。
要提交更改请求，请转到您的事件批准/拒绝的电子邮件并单击提供的链接。完成后，进行必要的修改并重新提交。
事件图像不符合UTRGV标识准则
学生组织不直接隶属于大学。因此，学生组织不允许使用UTRGV的商标或资产，如“德克萨斯大学里约热内卢格兰德谷”的名称，UTRGV的标志，或UTRGV的吉祥物等。如果请求不符合UTRGV身份指南，则请求将被自动拒绝。如果是这种情况，请确保相应地编辑事件图像并重新提交事件请求。
你的学生组织已经没有特别活动了
现场事件必须至少提前10个工作日提交，以留出处理时间，如果没有，则事件请求将被视为临时事件。临时事件是指提前不到10个工作日，但仍超过5个工作日的事件。学生组织每学期只有五次特别活动，而且不会从一个学期转到另一个学期。
提交校外演讲请求失败
如果您的活动将有一位客座演讲者，请在“学生参与中心”下的V Link表格下提交题为“校外演讲者申请。pdf”的表格。我们要求表格至少在活动前5个工作日提交。一旦这些日子过去，我们将无法批准该事件的演讲者。
发出事件请求
请确保参加过预约培训，否则您的活动将被自动拒绝。
- 去你的组织
- 点击管理组织
- 点击左边的组织图片
- 点击事件
- 单击要编辑的事件
- 编辑需要编辑和保存的内容
提供食物的活动
所有学生组织都必须参加食品处理和安全研讨会，如果他们计划在校园里出售或分发食品，该研讨会有效期为两年。每个组织的所有成员都必须在处理食品之前获得他们的认证。会员必须在活动期间在食物处理地点出示食物安全训练证书。
如未能出示食品安全培训证书，活动期间将不允许提供食品服务。
学生必须上传他们的食品处理培训的截图，可以在Blackboard上找到。这是针对所有将提供食物和/或在提供食物的区域周围的学生的。
如何完成UTRGV食品处理员培训
- 登录myUTRGV。
- 单击Blackboard图标。
- 选择“环境健康、安全和风险管理- 2021”组织。
- 如果没有出现EHSRM链接，请按照下面“如何自助注册”的说明进行操作。
- 点击“食物处理员培训”。
- 观看题为“UTRGV食品加工者培训演讲”的演讲。
- 参加相应的食品处理员培训考试，直到你获得80%或更高的分数。
电影放映及活动
学生组织不能放映电影，除非他们购买了他们将要放映的任何/所有电影的电影版权。在提交地点请求或批准您的活动提交之前，预订团队需要查看购买电影版权的证明。
请发送电子邮件至studentorgreservations@utrgv.edu，确认购买电影版权，并在活动提交的评论部分附上证明。